Auditorias

•       AUDITORIAS

 “ Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditoría y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar el grado en que se cumplen los criterios de auditoría”

Objetivos de la auditoría:

•       Para ISO 9001, las auditorias internas se realizan para determinar si el SGC:

•       ◦a) es conforme con las disposiciones planificadas , con los requisitos de esta Norma Internacional y con los requisitos del sistema de gestión de la calidad establecidos por la organización, y

•       ◦b) se ha implementado y se mantiene de manera eficaz,

•       Para ISO 14001, las auditorias internas se realizan para determinar si el SGA:

•       ◦1) es conforme con las disposiciones planificadas para la gestión ambiental, incluidos los requisitos de esta norma internacional; y

•       ◦2) se ha implementado adecuadamente y se mantiene;

•       Definiciones. Auditoría

•       “ Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditoría y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar el grado en que se cumplen los criterios de auditoría”.

Criterios de auditoría

•       Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos utilizados como referencia.

•       Registros, declaraciones de hecho o cualquier otra información que son pertinentes para los criterios de auditoría y que son verificables.

•       •NOTA La evidencia de la auditoría puede ser cualitativa o cuantitativa.

Hallazgos de la auditoría

•       Resultados de la evaluación de la evidencia de la auditoría recopilada frente a los criterios de auditoría.

•       NOTA Los hallazgos de la auditoría pueden indicar conformidad o no conformidad con los criterios de auditoría u oportunidades de mejora.

Conclusiones de la auditoría

•       Resultado de una auditoría que proporcionada el equipo auditor tras considerar los objetivos de la auditoría y todos los hallazgos de la auditoría

Tipos y Clasificación

•       Las auditorías internas, o auditorías de primera parte, se realizan por, o en nombre de, la propia organización.

•       Las auditorías externas, de segunda y tercera parte.

•       Segunda parte. Por clientes, o por otras personas en su nombre.

•       Tercera parte. Por organizaciones auditoras independientes y externas, tales como aquellas que proporcionan el registro o la certificación de conformidad.

•       Cuando se auditan juntos dos o más sistemas de gestión de diferentes disciplinas, esto se denomina auditoría combinada.

•       Cuando dos o más organizaciones cooperan para auditar a un único auditado, se denomina auditoría conjunta.

El papel de los auditores internos

•       Aportar valor al SGI mediante el análisis exhaustivo de los documentos, registros y operaciones de la empresa.

•       Asegurar que la empresa demuestre su compromiso de cumplir con los requisitos legales aplicables en materia ambiental y en seguridad y salud en el trabajo.

•       Promover la mejora en la eficacia, y en su caso, la eficiencia del SGI.

Clasificación de auditores

•       Equipo auditor

•       uno o más auditores que llevan a cabo una auditoría, con el apoyo, si es necesario, de expertos técnicos.

•       NOTA 1 A un auditor del equipo auditor se le designa como líder del mismo.

•       NOTA 2 El equipo auditor puede incluir auditores en formación.

Inicio de la auditoria.

•       Establecer contacto inicial con el auditado

•       Establecer comunicación con los representantes del auditado;

•       Confirmar la autoridad para la realización de la auditoría;

•       Proveer información sobre los objetivos, alcance y métodos de auditoría, así como la composición del equipo auditor, incluyendo los expertos técnicos;

•       Solicitar acceso a documentos y registros relevantes para propósitos de planeación;

•       Determinar requisitos legales y contractuales aplicable y otros requisitos relevantes a las actividades y productos del auditado;

•       Hacer arreglos para la auditoría, incluyendo la programación de fechas;

•       Determinar cualquier requisito específico de la locación en cuanto a acceso, seguridad, salud y seguridad y otros;

•       Llegar a acuerdos sobre la participación de observadores y la necesidad de guías para el equipo auditor;

Determinación de la viabilidad de la auditoría:

•       Información suficiente y apropiada para la planeación y realización de la auditoría;

•       Cooperación adecuada por parte del auditado;

•       Tiempo y recursos adecuados para la realización de la auditoría.

Cuando la auditoría no resulta viable, se debería proponer una alternativa al cliente de auditoría en acuerdo con el auditado.

Revisión de la documentación:

•       Reunir información para preparar actividades de auditoria y documentos de trabajo aplicables, ej. sobre los procesos, funciones;

•       Establecer una visión general del grado de documentación del sistema de gestión para detectar posibles vacíos.

La documentación debería incluir, según sea aplicable, los documentos y registros del sistema de gestión, así como reportes de auditorías previas.

Revisión de la documentación:

•       La información entregada en los documentos es:

•       ◦Completa (todo el contenido esperado se encuentra en el documento);

•       ◦Correcta (el contenido está conforme con otras fuentes confiables tales como normas y regulaciones);

•       ◦Consistente (el documento es consistente con sigo mismo y con documentos relacionados);

•       ◦Actual (el contenido está actualizado);

•       ◦Los documentos que están siendo revisados cubren el alcance de auditoría y proveen suficiente información para soportar los objetivos de la auditoría;

•       ◦El uso de tecnologías de información y comunicación,

Preparación del plan de auditoría:

•       El líder del equipo auditor debería preparar un plan de auditoría basado en la información contenida en el programa de auditoría y en la documentación entregada por el auditado.

•       El plan de auditoría debería ser lo suficientemente flexible para permitir cambios que se puedan hacer necesarios durante el progreso de las actividades de auditoría.

Preparación del plan de auditoría :

•       El plan de auditoría debería incluir lo siguiente:

•       a) los objetivos de la auditoría;

•       b) el alcance de auditoría, incluyendo la identificación de las unidades organizacionales y funcionales, así como los procesos a ser auditados;

•       c) los criterios de auditoría y cualquier documento de referencia;

•       d) la ubicación, fechas, tiempo esperado y duración de las actividades de auditoría a realizar, incluyendo reuniones con la gerencia del auditado;

•       e) los métodos de auditoría a utilizar, incluyendo el grado de muestreo requerido para obtener suficiente evidencia de auditoría;

•       f) los roles y responsabilidades de los miembros del equipo auditor, así como de los guías y observadores;

•       g) la adjudicación de recursos apropiados para áreas críticas de la auditoría.

Definición de los objetivos, el alcance y los criterios de auditoría:

•       Cada auditoría individual debería estar basada en objetivos, alcance y criterios de auditoría documentados. Estos deberían ser definidos por la persona que gestiona el programa de auditoría y deberían ser consistentes con los objetivos generales del programa de auditoría.

Objetivos de la auditoría :

•       Definen qué es lo que se va a conseguir con la auditoría, y pueden incluir:

•       a)determinar el grado de conformidad del sistema de gestión del auditado, o de parte de él, con los criterios de auditoría;

•       b)determinación del grado de conformidad de las actividades, procesos y productos con los requisitos y procedimientos del sistema de gestión;

•       c)evaluar la capacidad del sistema de gestión para asegurar el cumplimiento de los requisitos legales y contractuales y otros requisitos a los que la organización se suscriba;

•       d)determinar si se ha implementado y se mantiene

•       e)evaluar la efectividad del sistema de gestión para lograr los objetivos especificados, o

•       f)identificar áreas de mejora potencial del sistema de gestión.

Realización de la reunión de apertura :

•       Se debería realizar una reunión de apertura con la dirección del auditado o, cuando sea apropiado, con aquellos responsables para las funciones o procesos que se van a auditar.

•       El propósito de apertura es:

•       a)confirmar que todas las partes están de acuerdo con el plan de auditoría (auditado, equipo auditor);

•       b)presentar al equipo auditor;

•       c)asegurar que se pueden llevar a cabo todas las actividades de auditoría planeadas.