Planeación

Alguna vez han escuchado a una persona decir que no sabe a dónde va, o lo que quiere, pero le urge llegar o terminar cuanto antes; pero si no sabe a dónde ir, cómo va a llegar, lo que dice no tiene sentido, dirección, ni finalidad. Antes de emprender cualquier actividad, sobre todo, si es importante, toda persona debe preguntarse para qué la va a realizar, cómo la va a llevar a cabo, con qué y qué pasos seguir para lograrlo, esto es planeación.

Al planear definimos hacia donde queremos llegar, es decir, que objetivos queremos lograr. Planear permite identificar los obstáculos que se pueden presentar en el logro de los objetivos, conociendo los obstáculos se consigue pensar en estrategias para reducirlos.

Cuando se delimitan los objetivos, se pueden precisar los pasos a seguir, los recursos que se necesitarán y el tiempo para lograrlo.

La planeación es el cimiento de las siguientes etapas del proceso administrativo, por eso es importante dedicarle tiempo. Las empresas actualmente no pueden omitir esta actividad, porque de hacerlo generará que las siguientes etapas administrativas: organización y dirección, no estén bien estructuradas y, por consiguiente, el control no sea efectivo.

En esta Unidad se desarrolla el tema de planeación, las etapas que la componen, los tipos que existen, y que ayudarán al estudiante en su desarrollo profesional, independientemente de la carrera que estudie. La planeación también es muy importante en la vida personal, porque marca las líneas de acción que se quieren seguir.

 

CONCEPTO DE PLANEACIÓN

La vida es un ciclo que puede tener varios caminos a seguir, pero si somos como Alicia en el país de las maravillas, donde no importa a donde se llegue, entonces no es necesario definir lo que se quiere. Las personas como las empresas necesitan planear, para establecer hacia dónde se van dirigir y qué requieren llevar a cabo para lograrlo.

Como estudiantes, tienen en mente varios objetivos, entre ellos terminar una carrera universitaria, poner un negocio, casarse, entre otros. Por su parte, las empresas requieren definir qué productos van a vender, dónde los van a vender, cuál es el mercado meta, etc., en ambos casos, necesitan planear para lograr los objetivos que se están marcando.

La planeación es la primera etapa del proceso administrativo, es indispensable que se realice adecuadamente pues es la base de las siguientes etapas del proceso. A continuación se expondrán algunos conceptos de planeación con el propósito de establecer una definición.

“La planeación consiste en fijar el curso concreto de acción que ha de seguirse, estableciendo los principios que habrán de orientarlo, la secuencia de operaciones para realizarlo, y la determinación de tiempos y números necesarios para su realización”, según A. Reyes Ponce.^[1]

“Determinación del conjunto de objetivos por obtenerse en el futuro y el de los pasos necesarios para alcanzarlos a través de técnicas y procedimientos definidos”, indica Ernest Dale”.

“La planeación es el primer paso del proceso administrativo por medio del cual se define un problema, se analizan las experiencias pasadas y se embozan planes y programas”, expresa J. A. Fernández Arenas.

“En conclusión, se puede decir que planeación es fijar el curso de acción a seguir, estableciendo los principios que habrán de orientarlo, la secuencia de operaciones y tiempo para realizarlo. Es la base de las siguientes etapas del proceso administrativo”.

 

“La planeación es esencial para el adecuado funcionamiento de cualquier grupo social, cuando se planea adecuadamente se pueden prever las contingencias y cambios del futuro, y con ello establecer las medidas necesarias para afrontarlos”.

 

IMPORTANCIA Y BENEFICIOS

La importancia de la planeación radica, principalmente, en que ésta establece planes de trabajo, desarrolla métodos, marca cursos de acción, lo que permite que sean más eficientes los tiempos y recursos utilizados. Además, reduce la incertidumbre, porque al planear necesitamos investigar los obstáculos que se pueden presentar en el logro de los objetivos, y así fijar estrategias para minimizarlos.

Como es una actividad que deben desarrollar todas las áreas de una empresa u organización, se eleva la moral de los integrantes, porque se sienten tomados en cuenta y se comprometen. Cada departamento debe de realizar su planeación, ejemplo: ventas (qué nuevos productos venderá, qué promociones hará, etc.), recursos humanos (programas de capacitación, incrementos de sueldos, etc.).

La planeación es fundamental porque es la base del control, es necesario que estén claros los objetivos, sobre todo en el aspecto cuantitativo.

 

Otro de los beneficios es que al planear se tiene una administración proactiva y no reactiva.

 

 

 

 

 

 

Importancia de la planeación

 

 

Limitaciones de la planeación

Muchas empresas no toman en consideración los puntos expuestos sobre todo las Mipymes (Micro, pequeñas y medianas empresas), es decir, no efectúan una planeación, lo que las lleva al fracaso.

El éxito de las grandes empresas es que planean y no sólo a un año, sino a varios años.

Para los países también es importante planear, por ejemplo, en México en el Plan Nacional de Desarrollo se encuentra la planeación de 25 años del país. Australia está manejando su planeación del país a 100 años.

PRINCIPIOS

Para que la planeación sea efectiva debe contar con principios:

1.   Factibilidad: lo que se concibe debe ser viable.

2. Objetividad y cuantificación: se deben apoyar los objetivos en estadísticas, estudios de mercado, cálculos probabilísticas, modelos matemáticos, entre otros y datos numéricos, para que cuando se elaboren los planes se reduzcan al mínimo los riesgos.
3. Flexibilidad: es necesario establecer márgenes de holgura, para afrontar acontecimientos imprevistos.
4. Unidad: es indispensable que todos los planes específicos de la empresa se integren a un plan general y dirigirlos al logro de los propósitos e intenciones generales.
5. Cambio de estrategias: cuando un plan es a largo plazo en ocasiones se debe modificar las estrategias.

 

ETAPAS

La planeación es básica y es el punto de partida de toda actividad, está compuesta de una serie de etapas para su establecimiento, que a continuación se mencionan:

 

Etapas de la planeación

 

1) Propósitos

Todas las empresas tienen una misión, un propósito, una función o tarea fundamental. Son aspiraciones primordiales o finalidades de tipo cualitativo que un grupo social persigue en forma continua o semipermanente. 

El propósito, por lo general, se define como la misión de la empresa, es la razón de ser. Se recomienda que la misión la elaboren los altos ejecutivos para que se comprometan con ella y no sea unilateral del director o dueños de la empresa.

 Los propósitos poseen ciertas características como son:

Características de los propósitos:

                                      

 

Por ejemplo, el propósito de Pemex es buscar petróleo, producir, refinar y vender una gran variedad de productos derivados de éste. Desde combustible hasta sustancias químicas. El propósito del Sistema de Transporte Colectivo Metro, es dar más y mejor servicio a sus usuarios en cada una de sus líneas.

Los propósitos antes mencionados son en forma general, parten de una acción o actividad principal, al definirlos se establecen los planes para lograrlos y sólo van existir durante la vida de la empresa. Además, no expresan la cantidad de porcentaje de utilidades, ni tampoco se establece un tiempo específico para lograrlos, pero son necesarios para continuar con la planeación.

 

Importancia

·         Son la base para los demás elementos de la planeación.

·         Orientan a los responsables de la planeación sobre los cursos de acción.

·         Delimitan a la empresa ante el personal y la sociedad con una imagen de compromiso.

 

 

2)           Investigación

Se trata del proceso mediante el cual se adquiere información importante y fidedigna con la finalidad de explicar, definir y predecir la conducta de los fenómenos que serán presentados en el futuro y permitirán adquirir una planeación más real.

 

3)           Premisas

Con la investigación realizada en el punto anterior, se pueden elaborar las premisas, que son situaciones o suposiciones futuras que pueden afectar los planes y por ende se deben considerar para que éstos sean lo más cercano a la realidad.

Por su naturaleza las premisas se clasifican en:

                                                     

 

4)           Objetivos

Significan los resultados que se pretenden obtener, esto es, los fines que se desean alcanzar y que se establecen cuantitativamente. Ejemplo: aumento de ventas en 15%, incremento de 100% en la prestación de servicios para el siguiente año.

Deben ser específicos, si por ejemplo: se indica que el objetivo es incrementar las ventas para el siguiente año y no se determina la cantidad o porcentaje, será lo mismo un incremento de 1 o de 10%. Además, deben ser alcanzables, supongamos que la tendencia en incremento de ventas ha sido en los últimos 3 años de 5%, y el objetivo para el siguiente año es incrementar en  50%, con los mismos productos, promociones, puntos de venta, es imposible alcanzarlo.

 

5)           Estrategias

Las estrategias son los pasos, cursos de acción o alternativas que se deben seguir para alcanzar los objetivos. Las estrategias muestran el uso de recursos y esfuerzos para alcanzar los objetivos. 

Las estrategias nacen como una respuesta para afrontar los retos de la competencia. Por ejemplo: si queremos incrementar las ventas en 50%, algunas de las estrategias deben ser las siguientes: introducir nuevos productos, tener más puntos de venta, realizar más promociones, incrementar la publicidad, capacitar mejor al personal, realizar ventas por Internet, entre otras. 

Para definir las estrategias se deben seguir una serie de etapas, a saber:

 

 

 

Etapas de las estrategias

 

Para que las estrategias sean funcionales y se cumplan, se debe considerar lo siguiente:

 

a) Asegurarse de que sean aplicables (ejemplo: la estrategia es lanzar un nuevo producto, pero la empresa no tiene recursos financieros para hacerlo).

b) Contribuyan al logro del objetivo (ejemplo: estrategia dar cursos de capacitación a los empleados, para incrementar las ventas, pero los cursos son de mecánica y cocina).

c) Se determinen con claridad (ejemplo: estrategia dar mayor crédito a los clientes para vender más, pero no se define el monto máximo y los requisitos).

d) Se estudien las situaciones que pudieran presentarse al aplicarlas (ejemplo: el otorgar más crédito, requiere de un incremento de personal en el departamento de crédito y cobranzas, mayores recursos financieros).

 

 

6)           Políticas

Las políticas son pasos a seguir para dirigir la acción, son criterios, lineamientos generales para el momento de tomar decisiones, sobre problemas que se repiten frecuentemente dentro de una organización.

Como ejemplo de políticas en una empresa, considérense las siguientes:

a)   Las comisiones de los vendedores serán de 2% sobre el volumen de ventas efectuadas.

b)   Los vendedores del área de joyería siempre serán del sexo femenino.

Se recomienda que las políticas estén definidas y no ambiguas.

 

 

Requisitos de las políticas

Requisitos de las políticas
Establecerse por escrito y dar validez	Redactarse claramente y con precisión	Darlas a conocer a todos los niveles donde se van aplicar	Coordinarse con las demás políticas	Revisarse periódicamente	Estable en su formulación	Ser flexible	Ser aplicables	Estar acorde a los objetivos de la empresa

 

7)           Programas

Ya delimitados los elementos anteriores de la planeación, se requiere elaborar el programa, esto es, un esquema donde se establecerá la secuencia de actividades específicas para alcanzar los objetivos, así como, el tiempo necesario para llevaros a cabo.

El procedimiento para realizar un programa es:

Una de las técnicas que más se utiliza para elaborar un programa es la gráfica Gantt^[2] y a continuación se ejemplifica:

 

Como se puede ver, del lado izquierdo están las actividades a realizar en forma secuencial, después el responsable e indicando el puesto y, por último, con barras se representan los días, semanas, o meses dependiendo de la duración del proyecto.

 

Importancia

·         Suministran información e indican el estado de avance de las actividades.

·         Mantienen en orden las actividades, sirviendo como herramienta de control.

·         Identifican a las personas responsables de llevarlos a cabo.

·         Determinan los recursos que se necesitan.

·         Disminuyen los costos.

·         Orientan a los trabajadores sobre las actividades que deben realizar específicamente.

·         Determinan el tiempo de iniciación y terminación de las actividades.

·         Se incluyen únicamente las actividades que son necesarias.

·         Evitan la duplicidad de esfuerzos.

 

 

 

 

 

 

 

 

8) Presupuestos

Son la expresión cuantitativa formal de los objetivos que se propone alcanzar la administración de la empresa en un período, con la adopción de estrategias necesarias para lograrlo.

Cada área realiza su presupuesto y éste se integra en el presupuesto maestro que está formado por el:

 

 

9) Procedimientos

Establecen la secuencia para efectuar las actividades rutinarias o específicas, se establecen de acuerdo con la situación de cada empresa, de su estructura organizacional, clase de producto, turnos de trabajo, disponibilidad del equipo y material, incentivos, entre otros factores.

Los procedimientos establecen el orden cronológico la secuencia de actividades que debe seguirse en la realización de un trabajo repetitivo.

De igual forma determinan el orden en que debe realizarse un conjunto de actividades, mas no la manera de hacerse, pues de eso se encargan los métodos, mismos que van implícitos en el procedimiento. 

Un ejemplo de éste puede ser la fabricación de una silla de madera.

Para que los procedimientos cumplan su función, son necesarios los siguientes requisitos:

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Cuando se establecen procedimientos se estandarizan las actividades en las empresas, en las MIPYMES es muy raro que se elaboren los procedimientos de manera formal por escrito, por lo regular se presentan en forma verbal o cualquier escrito informal. En las grandes empresas y franquicias son muy importantes los procedimientos para que se realicen las actividades de la misma manera en las diferentes sucursales.

Cuando las empresas se certifican en el ISO correspondiente a su actividad, es un requisito primordial contar con procedimientos.

 

10) Planes

Son el resultado de la planeación, para que sean aplicables son necesarios los siguientes lineamientos:

1. Autorización: sólo los planes oficialmente autorizados son los que se deben ejecutar, en algunas empresas el director general informa sobre los planes del siguiente año a todos los empleados, esto es muy estimulante para el colaborador, pues sube la moral y genera sentido de pertenencia.
2. Objetividad: deben estar fundamentados por las áreas.                                                  
3. Actualización: deben estar al día.
4. Confidencialidad: existen ciertos planes que no deben ser conocidos por todos los integrantes de la empresa, porque puede generar que se filtre información hacia la competencia (ejemplo: los planes a largo plazo de la universidad con respecto a nuevas alianzas, colegiaturas, apertura de nuevas carreras).
5. Sencillez: deben ser comprensibles por las personas que los van a ejecutar.
6. Adecuación: deben adaptarse a las necesidades de operación (ejemplo: cambiar los planes de estudio a forma cuatrimestral, porque así está el mercado).
7. Completo: que abarque todas las actividades necesarias para el logro de los objetivos.
8. Ventajoso: que proporcione ventajas para que sea atractivo para los ejecutores.

 

Desde los objetivos hasta los planes, éstos se realizan en forma estratégica, táctica u operativa.

 

TIPOS DE PLANEACIÓN

La planeación se clasifica de acuerdo al responsable de su elaboración en planeación:

 

a)   Estratégica.

b)   Táctica.

c)   Operativa.

 

a) Planeación Estratégica.

Es la planeación de tipo general proyectada al logro de los objetivos institucionales de la empresa, tiene como finalidad básica el establecimiento de guías generales de acción. Además en esta planeación se decide sobre los recursos que serán utilizados y las políticas generales que orientarán la adquisición y administración de ellos. Los planes estratégicos implican años y a veces décadas. Por ejemplo, el objetivo de la empresa Bimbo era ser la panificadora número uno de la República Mexicana, además llegar a todos los poblados, como vemos es un objetivo a largo plazo, es general y quien lo propuso fue el fundador, don Lorenzo Servitje Sendra, cuando era Director General, y a la fecha lo ha logrado.

La planeación estratégica tiene ciertas características que la diferencian de los otros tipos de planeaciones que son:

 

 

b) Planeación táctica.

Para lograr la planeación estratégica es necesario realizar varios planes específicos en cada uno de los departamentos de la empresa. Estos planes se dan mediano plazo (a más de un año y menos de 3 años) y se conoce como planeación táctica.

La planeación estratégica se refiere a toda la empresa y la táctica a un departamento. Siguiendo con nuestro ejemplo, Bimbo para lograr ser la panificadora número uno ha innovado sus productos, creado productos, mejorado la logística (distribución del producto), abrir diversas plantas productoras en la República Mexicana, comprar empresas panificadoras, entre otros .Como se ve, estas actividades han ayudado a lograr la estrategia.

 

Características                                                      

 

c) Planeación operativa.

 

Nace por los lineamientos establecidos en la planeación táctica y se refiere a la asignación de tareas específicas que deben realizar las personas en cada una de sus unidades de operaciones, su plazo es a corto plazo (menor a un año). La planeación operativa de Bimbo es la programación diaria de producción, de entrega, la capacitación, las comisiones, búsqueda de nuevos puntos de venta.

 

Características

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[1] Munch Lourdes, Fundamentos, p. 63.

[2] Es una gráfica de barras donde se programan las actividades, existe un software que ayuda a su realización que se llama Microsoft Project.