Etapas del proceso administrativo: Control

 

Dentro del contexto del proceso administrativo y después de haber analizado la planeación, la organización y dirección, es fundamental comparar los resultados que cualquier organismo social que emplee y aplique el proceso administrativo ha obtenido al final de un periodo o etapa; para esto es necesario apoyarse en lo que confiere al CONTROL que precisamente se va encargar de revisar si los elementos anteriores fueron llevadas a cabo  bien en forma breve diremos que el control tiene como propósito las siguientes funciones:  

 

·        Comparar los resultados con los planes en general.  

·        Avaluar los resultados contra los estándares de desempeño

·        Idear los medios efectivos para medir las operaciones. 

·        Comunicar cuales son los medios de medición. 

·        Transferir datos detallados de manera que muestren las comparaciones y variaciones. 

·        Sugerir las acciones correctivas cuando sean necesarias. 

·        Informar a los miembros responsables de las interpretaciones. 

·        Ajustar el control a la luz de los resultados del control.

 

El control es un proceso mediante el cual la   administración se cerciora si lo que ocurre concuerda con lo que supuestamente debiera ocurrir, de los contrario, será necesario que se hagan los ajustes o correcciones.

 

 

Concepto e importancia:

El control tiene como objeto cerciorarse de que los hechos vayan de acuerdo con los planes establecidos.( Burt K. Scanlan.)

 

Es la regulación de las actividades, de conformidad con un plan creado para alcanzar ciertos objetivos. (Carmichael Eckles.)

 

Es el proceso para determinar lo que se está llevando a cabo, valorizándolo y si es necesario, aplicando medidas correctivas de manera que la ejecución se desarrolle de acuerdo con lo planeado. (George R. Terry.)

 

La medición y corrección de las realizaciones de los subordinados con el fin de asegurar que tanto los objetivos de la empresa como los planes para alcanzarlos se cumplan eficaz y económicamente. (Robert C. Appleby.)

Es  la medición y corrección del desempeño a fin de garantizar que se han cumplido los objetivos de la empresa y los planes ideados para alcanzarlos.(Javier Benavides Pañeda).

 

 

 El control es importante por:

       

·        Establecer medidas para corregir las actividades, de tal forma que se alcancen los planes exitosamente.

·        Se aplica a todo: a las cosas, a las personas, y a los actos.

·        Determina y analiza rápidamente las causas que pueden originar desviaciones, para que no vuelvan a presentarse en el futuro.

·        Localiza a los sectores responsables de la administración, desde el momento en que se establecen medidas correctivas. 

·        Proporciona información acerca de la situación de la ejecución de los planes, sirviendo como fundamento al reiniciarse el proceso de la planeación.

·        Reduce costos y ahorra tiempo al evitar errores.

·        Su aplicación incide directamente en la racionalización de la administración y consecuentemente, en el logro de la productividad de todos los recursos de la empresa.

 

 

Principios del control 

 

De acuerdo a Lourdes Munch  Galindo, los principios que deben aplicarse son:

 

Equilibrio

A cada grupo de delegación conferido debe de proporcionarse el grado de control correspondiente, al delegar autoridad es necesario establecer los mecanismos para verificar que se está cumpliendo con la responsabilidad conferida, y que la autoridad delegada está siendo debidamente ejercida.

 

De los objetivos

Ningún control será válido si no se fundamenta en los objetivos y si a través de él, no se evalúa el logro de los mismos. Por lo tanto, es imprescindible establecer medidas específicas o estándares,  que sirvan de patrón para la evaluación de lo establecido, mismas que se determinan con base a los objetivos.

 

 De excepción

El control debe aplicarse preferentemente a las actividades excepcionales o representativas, a fin de reducir costos y tiempo, delimitando adecuadamente cuales funciones estratégicas requieren de control. Este principio se auxilia de métodos probabilísticos, estadísticos o aleatorios.

 

 

De las desviaciones  

Todas las variaciones o desviaciones que se presenten en relación con los planes deben ser analizadas detalladamente de tal manera que sea posible conocer las causas que las originaron.

 

De la oportunidad  

Para ser eficaz el control, es necesario que sea oportuno, de tal manera que sea posible tomar medidas correctivas, de tal manera que sea posible conocer las causas que las originaron.

 

Costeabilidad

Un sistema de control deber justificar el costo que éste represente en tiempo y dinero, en relación con las ventajas que éste reporte.

 

De la función controlada

Con la finalidad de que en la evaluación no intervengan aspectos de carácter personal, la persona o la función que realiza el control no debe estar involucrada con la actividad a controlar.

 

Fuente: Fundamentos de Administración - Lourdes Münch Galindo,  Editorial Trillas México 1990

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