Los Sistemas de Información y el Control Interno

Quizás uno de los primeros clásicos de la administración en ver la información como recurso organizacional y la necesidad de su control fue Stoner (1993) al definir el término administración como: “proceso de planear, organizar, liderar y controlar los esfuerzos de los miembros de la organización, y el empleo de todos los demás recursos organizacionales para lograr objetivos establecidos.” 

Según Robbins (1991), el control puede definirse como “...el proceso de regular actividades que aseguren que se están cumpliendo como fueron planificadas y corrigiendo cualquier desviación significativa...”.

Para cualquier organización el control constituye una necesidad, por parte de la alta dirección, para asegurar que se cumplan los planes, políticas y objetivos propuestos y además velar por el cuidado de su patrimonio. Este es un tema muy debatido y abordado desde diferentes aristas.

En Cuba se abordó con gran profundidad la importancia de la aplicación plena del proceso de Control Interno dentro de sus organizaciones empresariales en el V Congreso del Partido, pero fue en el año 2003 con la publicación de la Resolución 297 del Ministerio de Finanzas y Precios (MFP), que se ponen en vigor las Definiciones del Control Interno, sus Componentes y Normas.

La citada Resolución define el Control Interno como, "…. proceso integrado a las operaciones efectuado por la dirección y el resto del personal de una entidad, para proporcionar una seguridad razonable al logro de los objetivos siguientes: Confiabilidad de la información; Eficiencia y eficacia de las operaciones; Cumplimiento de las leyes, reglamentos y políticas establecidas; y Control de los recursos de todo tipo, a disposición de la entidad…." Más adelante aparecen los componentes del Control Interno: Ambiente de Control; Evaluación de Riesgos; Actividades de Control; Información y Comunicación; y por último Supervisión o Monitoreo.

En lo referido al componente Información y Comunicación se plantea: "La Información relevante debe ser captada, procesada y trasmitida de tal modo que llegue a todos los sectores y permita asumir las responsabilidades individuales. La comunicación es inherente a los sistemas de información, las personas deben conocer en tiempo, las cuestiones relativas a su responsabilidad de gestión y control. Los informes deben transmitirse adecuadamente a través de una comunicación eficaz, incluyendo una circulación multidireccional de la información". 

Más adelante, en las Normas de Información y Comunicación se expresa lo siguiente: "La información debe permitir a los funcionarios y empleados cumplir sus obligaciones y responsabilidades. Los datos pertinentes deben ser identificados, captados, registrados, estructurados en información y comunicados, en tiempo y forma, y una entidad debe disponer de una corriente fluida y oportuna de información relativa a los acontecimientos internos y externos".

Muy a tono con esto se plantea: “Los Riesgos que afronta una entidad se reducen en la medida que la adopción de las decisiones se fundamenten en información relevante, confiable y oportuna. La información es relevante para un usuario, en la medida que se refiera a cuestiones comprendidas dentro de su responsabilidad y que él cuente con la capacidad suficiente para apreciar su significación”.

En lo referido al contenido y flujo de la información aparece: "La información debe ser clara y con un grado de detalle ajustado al nivel de la toma de decisiones. Se debe referir tanto a situaciones externas como internas, a cuestiones financieras como operacionales... El flujo informativo debe circular en todos los sentidos: ascendente, descendente, horizontal y transversal. Y sobre esto abunda más adelante: "Es fundamental para la conducción y control de la entidad disponer de la información satisfactoria, en tiempo y en el lugar necesario, por ende, el diseño del flujo informativo y su posterior funcionamiento adecuado, deben constituir preocupaciones centrales para los responsables de la entidad, para la toma de decisiones”. 

También se tratan cuestiones a considerar con vistas a formar juicios sobre la calidad y confiabilidad de la información que utiliza una entidad cuando aparece: …“debe cumplir con los atributos de contenido apropiado, oportunidad, actualización, exactitud y accesibilidad”…“es deber de la autoridad superior, responsable del control interno, esforzarse por obtener un grado adecuado de cumplimiento de cada uno de los atributos mencionados”.

Muy particularmente se abordan argumentos sobre el Sistema de Información como por ejemplo:

q Debe ser revisado y de ser necesario, deberá ser rediseñado cuando se detecten deficiencias en su funcionamiento. Cuando la entidad cambie su estrategia, misión, política, objetivos, programa de trabajo, etc., se debe contemplar el impacto en el sistema de información y actuar en consecuencia.

q Debe diseñarse atendiendo a la estrategia, misión, política, objetivos y programa de operaciones de la entidad.

q La calificación de sistema de información se aplica, tanto al que cubre la información financiera de una entidad como al destinado a registrar otros procesos y operaciones internas y debe dar tratamiento a los acontecimientos y hechos externos a la entidad, captando y procesando de manera oportuna situaciones referentes a: cambios en la normativa legal o reglamentaria, que alcance a la entidad; conocer la opinión de los usuarios sobre el servicio que se le proporciona; sus reclamos, inquietudes y sus necesidades emergentes.

Acorde con lo expresado anteriormente se evidencia, que los procedimientos para la realización de Auditorias a los Sistemas de Información deben formar parte intrínseca del proceso de Control Interno, regulado por la Resolución 297/03 dentro de las organizaciones cubanas y en consecuencia es aplicable a las instalaciones hoteleras del sector turístico. Este parecer también ha sido expresado por varios expertos consultados y se ajusta en todas sus implicaciones y beneficios a lo expresado anteriormente en la referida Resolución, sobre los sistemas de información.