ADMINISTRACION FINANCIERA DE LAS CUENTAS POR COBRAR. (3)

¿Qué son las cuentas por cobrar?

Son derechos exigibles originados por ventas, servicios prestados, otorgamiento de prestamos o cualquier otro concepto análogo. (Incluye documentos por cobrar).

— ¿Qué representan las cuentas por cobrar?

Representan el crédito que concede la empresa a sus clientes, sin más garantías que la promesa de pago en un plazo determinado.

— ¿Qué es el crédito?

La palabra crédito proviene del latín “credere” que significa “tener confianza”, que al mismo tiempo encierra un “riesgo crediticio” por la confianza otorgada en que el deudor pagará el importe de la operación.

— Funciones básicas del crédito

1. Incremento del consumo, ya que permite que ciertos sectores de la población (generalmente de bajos ingresos) adquieran bienes y servicios que normalmente no podrían adquirir en pago de contado.

2. Fomento de uso de todo tipo de bienes y servicios.

3. Ampliación y apertura de nuevos mercados, al dotar de poder de compra.

4. Efecto multiplicador en la economía, por aumentar el consumo y estimular la producción.

— ¿Cómo se clasifican las cuentas por cobrar?

Se clasifican atendiendo a su origen, a cargo de clientes, a cargo de compañías afiliadas, empleados y otros deudores, separando los que provengan de ventas y servicios de los que tengan otro origen.

También se clasifican atendiendo a su disponibilidad, inmediata o corto plazo y a largo plazo.

— La administración de las cuentas por cobrar

Forma parte de la administración financiera del capital de trabajo, que tiene por objeto coordinar los elementos de una empresa para maximizar el patrimonio y reducir el riesgo de una crisis de liquidez y ventas, mediante el manejo óptimo de variables tales como políticas de crédito comercial concedido a clientes y estrategia de cobros.

Generalmente en la empresa la inversión en cuentas por cobrar representa una inversión muy importante ya que representan aplicaciones de recursos que se transformarán en efectivo para terminar el ciclo financiero a corto plazo.

— El objetivo de las cuentas por cobrar

Es estimular las ventas y ganar clientes. Se tiende a considerarlas como un medio para vender productos y superar la competencia mediante el ofrecimiento de facilidades de crédito como parte de los servicios de la empresa para favorecer a sus clientes.

Es utilizado como herramienta de mercadotecnia para promover las ventas y las utilidades, para proteger su posición en el mercado.

— ¿Cómo se mide?

Una de las medidas para conocer la inversión que se tiene en cuentas por cobrar es la relación de la inversión al capital neto de trabajo y se obtienen a través de la siguiente razón:

Cuentas por cobrar a capital neto de trabajo

Cuentas por cobrar netas

Capital neto de trabajo

El resultado en % representa la dependencia que el capital de trabajo tiene en la inversión de cuentas por cobrar.

— Otro indicador

Otra de las medidas para conocer la relevancia de la inversión en cuentas por cobrar es la proporción que guarda dentro del activo circulante, a través de la siguiente razón:

Cuentas por cobrar a activo circulante

Cuentas por cobrar netas

Activo circulante

El resultado en % representa la importancia que la inversión en cuentas por cobrar tiene en el total de la inversión del activo circulante.

— Nivel de inversión

La inversión de las cuentas por cobrar se determina por el volumen de las ventas a crédito y por el plazo promedio en días que transcurre entre la fecha de venta y la fecha de cobranza.

Para medir la inversión en cuentas por cobrar se efectúan pruebas de liquidez.

— ¿Cómo medirlo?

Se calcula generalmente la relación que existe entre las cuentas por cobrar y las ventas, como sigue:

Cuentas por cobrar a ventas

Cuentas por cobrar (neto) (1)

Ventas netas a crédito

El resultado representa el porciento de las ventas anuales que están pendientes de ser liquidadas por los clientes. (1) Cuando las cuentas por cobrar incluyen el (IVA), éste se debe deducir para que sean comparables con las ventas.

— Otro indicador del nivel de inversión

El promedio de cobranzas se obtiene tomando como base el resultado de la razón “cuentas por cobrar a ventas” multiplicado por los días del año (365) para obtener los días de crédito, o por 12 para obtener los meses. (Plazo promedio de cuentas por cobrar). Ó Esta medida es válida en empresas cuyo ciclo financiero no implica variaciones importantes en sus ventas mensuales promedio..

— Rotación de cuentas por cobrar cuando hay variaciones en las ventas

El procedimiento es el siguiente:

Restarle a la inversión en cuentas por cobrar el total de la venta neta del último mes, que representa 30 días, y así sucesivamente hasta dejar un residuo que debe dividirse entre las ventas del mes y multiplicarse por 30 para obtener el número de días que representa.

Si varía el número de días de un indicador con respecto a otro, se debe a que se trata de una empresa con ventas estacionales, en la que no se puede aplicar la rotación promedio.

Los cambios en la razón pueden indicar cambios en las políticas de crédito ó cambios en la capacidad de cobranza, o una combinación de ambas.

La buena o mala administración de las cuentas por cobrar afecta directamente la liquidez de la empresa.

— Calculo

— Las políticas de crédito

Proceso que comprende las actividades encaminadas a la decisión de conceder crédito a clientes y aquellas encaminadas a recuperarlas, que permita elevar al máximo el rendimiento sobre la inversión.

— Políticas de crédito importantes

1. Reducir al máximo la inversión de cuentas por cobrar en días de cartera.

2. Administrar el crédito con procedimientos ágiles y términos competitivos.

3. Evaluar el crédito en forma objetiva.

4. Mantener la inversión en cuentas por cobrar al corriente, evitar la cartera vencida.

5. Vigilar la exposición de las cuentas por cobrar ante la inflación y la devaluación.

— ¿Cómo evaluar las políticas de crédito?

El crédito debe pulverizarse, no es conveniente tener un solo cliente, debe diversificarse para que los riesgos, de falta de cobro no afecten a la empresa en forma importante. Es importante analizar el crédito: una herramienta conocida es a través de las cinco “C’s”.

— Las 5 c´s del crédito

— Conducta

Reputación: Historial del solicitante para satisfacer sus obligaciones financieras, contractuales y morales. Es una medida cualitativa.

Factores a estudiar:

- Grado de evidencia en información.

- Experiencia de pago.

- Conocimiento del cliente.

— Capacidad

La disposición del solicitante de pagar el crédito solicitado. Juicio subjetivo de posibilidades del cliente. Es una medida cuantitativa que se examina a través de la información financiera histórica.

La información a evaluar es:

- Operación histórica (tendencias en ventas y utilidades).

- Capacidad de generar flujos de efectivo.

— Capital

La solidez de la estructura financiera del solicitante, evaluando la congruencia de los recursos solicitados con su giro principal.

Los factores a evaluar son:

- Analizar su ciclo económico.

- Analizar sus recursos de deuda y de capital.

- Analizar la rentabilidad tanto de la

inversión como del patrimonio.

— Colateral

Importe de los bienes ofrecidos por el cliente como garantía del crédito concedido.

Pueden constituirse con las propias garantías del bien o con otros bienes dados en garantía como seguridad del pago del crédito solicitado.

Factores a considerar:

- Fuentes alternas de pago.

- Contratación de seguros.

— Condiciones

Determinar el comportamiento de la industria en su conjunto. En esencia, el objetivo consiste en definir cuál será la capacidad del solicitante de un país determinado.

Términos de pago en función de la situación empresarial actual y de las tendencias económicas generales del país.

Factores a considerar:

- Riesgo sectorial.

- Ventajas competitivas.

- Nivel tecnológico.

- Grado de influencia.

— ¿Cómo obtener información crediticia de prospectos?

Principales fuentes externas de información Crediticia:

— Agencias de intercambio: Red nacional de agencias que intercambian información crediticia.

— Estados financieros: Del solicitante de los últimos dos años (dictaminados), parciales recientes y en su caso declaraciones anuales y provisionales (ISR).

— Otras fuentes de información

— Cámaras empresariales: Dependiendo del sector al que pertenezca la empresa.

— Verificación bancaria: El banco de la empresa que ha de otorgar el crédito podrá obtener información crediticia del banco del solicitante.

— Verificación comercial: Créditos otorgados por otras empresas similares del medio al solicitante.

— Buro de crédito: Empresa mexicana que proporciona información sobre la experiencia crediticia de personas físicas y morales.

— Términos y condiciones del crédito

Las condiciones del crédito especifican el periodo durante el cual se extiende el crédito, el descuento si existe por pago de contado o pago anticipado y el tipo de instrumento de crédito.

Mucho cuidado con los períodos estacionales o cíclicos.

— Periodo del crédito

El otorgamiento de más días de crédito estimula las ventas, pero tiene un costo financiero al inmovilizar la inversión en cuentas por cobrar; aumentando los días de cartera y disminuyendo la rotación.

No se debe ser tan flexible, se debe analizar los efectos que producen para responder al cambio de la competencia y así mantener la participación en el mercado.

Factores a considerar : tamaño del cliente, tipo de producto, importe de la cuenta, costo de la administración, riesgo, etc.

— Políticas de crédito

Se refiere a los procedimientos que se siguen para obtener la recuperación de las cuentas por cobrar vencidas o a su vencimiento.

Esta política es muy variable y está condicionada al mercado y giro del negocio.

“La cobranza es el reflejo de la situación de la empresa”

— Control de cuentas por cobrar

1.Analizar la conveniencia de otorgar descuentos por pronto pago y/o ampliar términos y condiciones.

2. Implementar el cobro de intereses moratorios.

3. No descuidar la oportunidad de la facturación y entrega.

4.Utilizar sistemas automatizados para administrar la cartera.

— Financiamiento

Se puede obtener financiamiento con la “venta” de las cuentas por cobrar (Factoring), que significa factoraje:

El factoraje es una operación de financiamiento de corto plazo por medio del cual las empresas y las personas físicas con actividad empresarial pueden tener acceso a capital de trabajo para impulsar su crecimiento a partir de la cesión de sus cuentas por cobrar vigente (facturas, contra recibos, títulos de crédito, etc.) a un empresa de factoraje.

— Factoraje a clientes

Producto diseñado para que las empresas cedan sus cuentas por cobrar vigentes a una empresa de factoraje y cuenten con el flujo de efectivo necesario para su operación.

— Efectos de inflación

Las cuentas por cobrar son activos monetarios porque representan un determinado número de unidades monetarias por cobrar, por lo que no son susceptibles a modificar su monto y por lo tanto no pueden corregirse ya que su importe permanece por el mismo número de unidades que representan.

La administración de la empresa tendrá que decidir la acción a seguir, valorando el costo de una cartera elevada, midiendo con los índices la inflación (la pérdida del poder adquisitivo), contra la recuperación inmediata.