EL PROCESO DE PREPARACIÓN Y EVALUACIÓN DE PROYECTOS

            El estudio del proyecto pretende contestar a la interrogante de si es o no conveniente realizar una determinada inversión. Ahora bien, dentro el alcance del estudio de proyectos se ve la decisión de la inversión de acuerdo a un estudio previo de ventas y desventajas relacionadas a la implementación del proyecto estos niveles de estudios son tres de perfil, de prefactibilidad y de factibilidad.

            Nivel de estudio inicial llamado “perfil” el cual parte de la información existente, del juicio común y de la opinión que da la experiencia. Dentro del estudio de perfil, más que calcular la rentabilidad del proyecto se busca determinar si existe alguna razón que justifique el abandono de una idea antes de que se destinen recursos.

            Otro nivel de estudio es el llamado de “prefactibilidad”. En este estudio se profundiza la investigación, y se basa principalmente en información de fuentes secundarias para definir, con cierta aproximación las variables principales referidas al mercado, a las alternativas técnicas de producción y a la capacidad financiera de los inversionistas, es decir se estiman las inversiones probables, los costos de operación y los ingresos que demandará y generará el proyecto.

            Esta etapa se caracteriza por descartar soluciones con mayores elementos de juicio, es decir los aspectos señalados preliminarmente como críticos por el estudio de perfil.

            El estudio más acabado, denominado de “factibilidad” se elabora sobre la base de antecedentes precisos obtenidos mayoritariamente a través de fuentes primaras de información. Las variables cualitativas son mínimas comparadas con los estudios anteriores. Esta etapa constituye el paso final del estudio preinversional.

            Dentro del estudio de proyectos, cualquiera que sea la prefundida con que se realice, distingue dos grandes etapas:

1.- La formulación y preparación. Define todas las características que tengan algún grado de efecto en el flujo de ingresos y egresos monetarios del proyecto y calcular su magnitud, y se divide en dos subetapas.

·         Recopilación de la información.

·         Sistematización de la información en términos monetarios, es decir construir el flujo de caja proyectado, el cual servirá para la evaluación de proyecto.

2.- La evaluación. Con una metodología bien definida, busca determinar la rentabilidad de la inversión en el proyecto, y se divide en tres subetapas.

·         Medición de la rentabilidad del proyecto sobre la base de un flujo de caja que se proyecta sobre una serie de supuestos.

·         Análisis de las variables cualitativas, que se complementa con aquellos elementos con cuantificables.

·         Sensibilización del proyecto, es decir sensibilizar aquellos aspectos que podrían tener mayores posibilidades.

Para hacer un análisis completo de proyecto requiere, por lo menos, la realización de cuatro estudios complementarios: de mercado, técnico, organizacional administrativo y financiero. Los tres primeros fundamentalmente proporcionan información económica de costos y beneficios y el último, además de generar información, construye los flujos de caja y evalúa el proyecto. Esquematizado quedaría de la siguiente forma:

Estudio de viabilidad económica
Formulación y Preparación			Evaluación
Obtención de información		Construcción flujo de caja	Rentabilidad Análisis cualitativo Sensibilización
Estudio de mercadeo	Estudio técnico	Estudio de la organización	Estudio financiero

Estudio técnico del proyecto: Tiene por objeto proveer información para cuantificar el monto de las inversiones y de los costos de operación pertinentes a esta área.

            Los resultados de este estudio será definir la función de producción que optimice la utilización de los recursos disponibles en la producción del bien o servicio del proyecto. De aquí podrá obtenerse la información de las necesidades de capital, mano de obra y recursos materiales, tanto para la puesta en marcha como para la posterior operación del proyecto.

            Así como también deberá determinar los requerimientos de equipos de fábrica para la operación y el monto de la inversión correspondiente. Del análisis de las características y especificaciones técnicas de las máquinas podrá precisarse su disposición en planta, la que a su vez permitirá dimensionar las necesidades de espacio físico para su normal operación.

            Estudio de mercado. Es más que el análisis y determinación de la oferta y la demanda o de los precios del proyecto. Se puede prever muchos costos de operación simulando la situación futura y especificando las políticas y procedimientos que se utilizarán como estrategia comercial.

            Son cuatro los aspectos que deben de estudiarse metodológicamente:

1.- El consumidor y las demandas del mercado y del proyecto, actuales y proyectadas.

2.- La competencia y las ofertas del mercado y del proyecto, actuales y proyectados.

            3.- Comercialización del producto del proyecto.

4.- Los proveedores y la disponibilidad y precio de los insumos, actuales y proyectos.

            Estudio organizacional y administrativo. Para cada proyecto es posible definir una estructura organizativa que más se adapte a los requerimientos de su posterior operación. Conocer esta estructura es fundamental para definir las necesidades de personal calificado para la gestión y, por tanto, estimar con mayor precisión los costos indirectos de la mano de obra ejecutiva.

            Deberán definirse, con el detalle que sea necesario, los procedimientos administrativos que podrían implementarse junto con el proyecto.

            Algo importante es el estudio legal, ya que influye en forma indirecta sobre ellos y, en consecuencia, sobre la cuantificación de sus desembolsos. Los aspectos legales pueden  restringir la localización y obligar a mayores costos de transporte, o bien pueden otorgar franquicias para incentivar el desarrollo de determinadas zonas geográficas donde el beneficio que obtendría el proyecto superaría los mayores costos de transporte.

            Estudio financiero. La última etapa del análisis de viabilidad financiera de un proyecto es el estudio financiero. Los objetivos de esta etapa son ordenar y sistematizar la información de carácter monetario que proporcionaron las etapas anteriores, elaborar los cuadros analíticos y antecedentes adicionales para la evaluación del proyecto, evaluar los antecedentes para determinar su rentabilidad.

            La sistematización de la información financiera consiste en identificar y ordenar todos los ítemes de inversiones, costos e ingresos que puedan deducirse de los estudios previos. En esta etapa deben definirse todos aquellos elementos que deben suministrar el propio estudio financiero. E caso clásico es el cálculo del monto que deben invertirse en capital de trabajo o el valor de desecho del poryecto.

            Ahora bien, puede decirse que un proyecto es más rentable si se abandona antes de la fecha prevista en la evaluación. Es decir, al igual que deben analizarse la postergación de la puesta en marcha, así también debe considerarse el abandono antes de la finalización prevista. Incluso, aun cuando el proyecto haya sido evaluado, aprobado, e implantado, es posible que surja alguna alternativa de inversión que haga recomendable el abandono de la inversión en marcha.

            Solo la simulación precisa de cómo operará el proyecto una vez puesto en marcha permitirá determinar las consecuencias económicas que de ella se deriven.

            El estudio de factibilidad financiera no sólo consiste en determinar si el proyecto es o no rentable: debe servir para discernir entre alternativas de acción para poder estar en condiciones de recomendar la aprobación o rechazo del proyecto en virtud de una operación en el grado óptimo de su potencialidad real.

El estudio de mercado.

            Al estudiar el mercado de un proyecto es preciso reconocer todos y cada uno de los agentes que, con su actuación, tendrán algún grado de influencia sobre las decisiones que se tomarán al definir su estrategia comercial. Son cinco, en este sentido los submercados que se conocerán al realizar un estudio de factibilidad:

1.    Proveedor

2.    Competidor

3.    Distribuidor

4.    Consumidor

5.    Externo.

Objetivos del estudio de mercado. Va dirigido principalmente a la recopilación de la información de carácter económico que repercuta en la composición del flujo de caja del proyecto.

            El estudio de mercado deberá analizar el entorno en el cual se mueve cada uno de los mercados para definir la estrategia comercial más próxima a la realidad en donde deberá situarse el proyecto una vez implementado.

            Etapas del estudio de mercado. Está en función del carácter cronológico de la información que se analiza. De acuerdo a esto se definirán tres etapas.

1.    Análisis histórico del mercado

2.    Análisis de la situación vigente.

3.    Análisis de la situación proyectada.

El consumidor. La estrategia comercial que se define tendrá repercusión directa en los ingresos y egresos del proyecto y será influida principalmente por las características del consumidor y, secundariamente, del competidor. Los criterios de agrupación dependerán, a su vez, del tipo de consumidor que se estudie. Al respecto, hay dos grandes agrupaciones.

1.    La del consumidor institucional, que se caracteriza por decisiones generalmente muy relacionales basadas en las variables técnicas del producto, en su calidad, precio, oportunidad y entrega, y disponibilidad de repuesto entre otros factores.

2.    Consumidor individual, que toma decisiones de compra basado en consideraciones de carácter más bien emocionales, como por ejemplo, la moda, la exclusividad del producto, el prestigio de la marca.

Estrategia comercial. La estrategia comercial que se defina para el proyecto deberá basarse en cuatro decisiones fundamentales que influyen individual y globalmente en la composición del flujo de caja del proyecto. Tales decisiones se refieren al producto, el precio, la promoción y la distribución.

Análisis del medio. La definición de cualquier estrategia comercial requiere dos análisis complementarios: uno de los distintos mercados del proyecto, y otro, de las variables externas que influyen sobre el comportamiento de esos mercados.

La demanda. Los consumidores logran una utilidad o satisfacción a través del consumo de bienes o servicios.  Algunos bienes otorgan más satisfacción que otros a un mismo consumidor, y su demanda refleja las preferencias que tenga éste sobre las alternativas que le ofrece el mercado, todo esto en el marco de las restricciones presupuestarias que le imponen un consumo limitado.